人事档案的特点与排列

(一)现实性


    人事档案是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料。这些材料虽然已经完成了审阅批办等文书处理程序,但所涉及的当事人,绝大部分还在不同的岗位上工作、生产或学习,人事部门在工作活动中为了考察和了解这些人员,需经常查阅有关人事材料,以便用其所长,避其所短。人事档案是进行人事管理活动的重要依据,具有很强的现实效用。

(二)动态性


    一份人事档案建立以后,并不意味着人事材料的完成和收集工作的结束,而是随着它所记录的个人情况的变化,连续不断地增加新的内容,补充新的材料,并随人员的流动而流动。
    人事档案的动态性表现在两个方面:一方面,人事档案的主体大多数仍然在各行各业的岗位上工作或学习,这就决定了人事档案将随个人的成长、工作或学习的延续不断增加新的内容;另一方面,人事档案的主体是不断流动的,调动、晋升、免职、辞职、下岗再就业等情况经常发生,随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此,人事档案须随人员的流动经常传递和流动,只有等当事人死亡,有保存价值的人事档案移交给档案馆后,才能停止这种流动。

(三)保密性


    人事档案集中记述了一个人的自然状况(姓名、别名、出生地、出生年月、家庭成员)、学习、工作经历、德才表现、健康状况、政治面貌、奖惩情况、收入情况、职务职称、技术专长等各方面的信息。其中所涉及的个人隐私、与其有关的重大事件、工作失误等内容,在相当长时期内是保密的,不能对外开放,以维护其个人权益。人事档案的解密与开放,必须在当事人死亡以后若干年才能实行。在此之前,只限于组织、人事部门因工作需要进行查阅,并有严格的管理制度和审批手续。

(四)专指性


    人事档案是以个人为单位组成的专卷,其内容集中反映了一个人的经历、政治状况、品德才学、业务状况等全貌。卷内的每一份文件,都必须反映特定个人的情况,不得夹杂或混入别人的材料,也不能将一个人的材料分散割裂。因此,无论是从人事档案的内容还是形式上看,人事档案都集中反映了某个人的历史全貌,具有明显的个人专指性。