档案著录方法

一 (1)正题名

    1、正题名是文件或案卷的主要题名,一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称。在通常情况下,档案只有一个题名时,应视为正题名,正题名照原文著录,题名中的标点符号、化学符号、类型标记、阿拉伯数字、外文字母、汉语拼音等均应照录,不能遗漏。因为这些内容是构成题名不可分割的部分,是确认、辨识档案内容的重要标志。例如:“YJR6油碱比配机”。 
    2、单份文件没有题名时依据其内容拟写题名,并加“[]”号。历史档案和新中国成立后档案中一些以个人名义相互联系的公私信函没有题名,著录时应根据内容自行拟写题名,置于“[]”内。例如,[×××同志关于清匪反霸中应注意掌握政策等问题给×××同志的函]。 
    3、单份文件的题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[]”号。例如,“关于进一步贯彻执行中共中央〔1980〕75号文件精神的通知[×× 县关于进一步贯彻中共中央推行农业生产责任制的通知]”。
    4、单份文件的题名过于冗长时,在不丢失重要信息和不损伤原意的情况下,可删去冗余部分,节略内容用“…”号表示。 
    5、案卷题名不能揭示案卷内容或过于冗长时,一般应重新拟写,将原案卷题名修改好后再著录。但是不可动辄重新拟写,特别是历史档案,原案卷题名的用词用语具有时代特征,一般不宜随意更改。

(2)并列题名

    并列题名是以第二种语言文字(如外文、少数民族文字)书写的与正题名对照并列的题名,必要时并列题名与正题名一并著录,以便于按两种不同的文字进行检索,并列题名前加“=”号。例如:“天津市污染气象要素的研究=Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin”。但正题名上的汉语拼音,不能视为并列题名,不需要著录。

(3)副题名及说明题名文字

    副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录,有时一份文件有两个题名时,其中破折号或冒号前的题名视为正题名,后面的为副题名。一般情况下,正题名能够反映档案内容时,副题名不必著录,只有在正题名不能揭示档案内容或含义不清时,才著录副题名。副题名前加“:”号。例如:“加强档案馆工作建设,为四化服务:××同志在全国档案馆工作会议上的报告”。 
    说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途以及批准、通过时间等的说明文字,必要时照原文著录,其前加“:”号。例如:“国家机关公文格式:中华人民共和国国家标准”。

(4)文件编号

    文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号,包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号照原文和符号著录,其前加“:”号,例如:“:京档局字〔1996〕51号”,“:J6—021—001”。联合发文有多个文件编号时,一般只著录主办机关的发文字号,如果立档单位也是联合发文的责任者之 一,则必须著录立档单位的文件编号。如果著录多个文件编号,中间用“;”号隔开,例如:“穗建施〔1987〕第047号;穗劳发字 〔1987〕第029号”。

(5)责任说明

    责任说明著录责任者。责任者也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人,通常写在正文的下面偏右,所以又称落款。目前有的机关发文时,常常以文件版头或印章为标志,而省略了责任者。文件责任者可以是一个机关或机关的一个内部机构,也可以是几个机关,还可以是一个人或几个人。 
    1、责任者只有一个时,责任说明照原文著录,其前加“/”号。例如:“/重庆市民政局”。
    2、责任者有多个时,著录列居首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,其余责任者视需要
    著录。被省略的责任者用“[等]”表示。第一责任者之前加“/”号,其他责任者之间以“;”号相隔。例如:“/国家计委;财政部;商业部[等]”。 
    多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时,可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中,责任者之间用“,”号相隔。例如:“/舒适,项堃,上官云珠(主演)”。
      同一责任者有多个职责或身份又必须著录时,可将多个职责或身份置于责任者后的“()”号中,职责或身份之间以“,”号相隔。例如:“/徐昌霖(编剧,导演)”。 
    3、机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称,一个全宗内不得同时著录全称和简称。例如:“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”,“中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会”简称“全国人大常委会”。 
    凡是国家政权机关、中央一级的部,省去“中华人民共和国”字样,只著录部的名称,如“财政部”;国务院直属局、委、办冠以“国家”二字,简称为“国家税务总局”等; 地方的党政机关使用简称著录时应加上地名,如“中国共产党云南省委员会”简称“中共云南省委”,“昆明市人民政府”简称“昆明市政府”。 
    一般的机关团体,虽有上级领导机关或者下属单位,但只要本机关团体有专用名称,著录时即可用其专名,不加上级机关名称。例如:交通部直属的“长江航运管理局”,可省去“交通部”三字,直接著录为“长江航运局”。无专用名称的下属机构,不能省略上级机关名称,否则容易混淆。例如:“北京大学研究生院”不能著录成“研究生院”,否则就搞不清是哪个单位的研究生院。机关团体责任者的著录,不得使用非通用简称,也不得著录成“本部”“本省”“本委”“本公司”“省政协”等。
    4、历代政权机关团体责任者,其前应冠以朝代或政权名称,并加“()”号,以便于了解该机构的所属朝代,并区分不同历史时期相同名称的机构。例如:“/(明)吏部”,“(清)军机处”,“(民国)教育部”,“/(汪伪)外交部”等。
    5、个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责,并加“()”号。例如:“/王枫(《人民日报》记者)”。文件所署个人责任者有多种职务时,只著录与形成文件相应的职务。例如:由江泽民签署的中央军委文件,责任者著录为“/江泽民(中央军委主席)”。
    6、清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称,并加“()”。例如:“/(清)左宗棠”。 
    7、少数民族个人责任者称谓对各民族而言有差异,著录时应按少数民族的署名习惯著录。
    8、外国责任者姓名前应著录相应历史时期易于识别的国别简称,其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。例如:“/(美)爱因斯坦(Einstein,A.)”。
    9、文件所署个人责任者为别名、笔名时,均照原文著录,但应将其真实姓名附后,并加“()”。例如:“/茅盾(沈雁冰)”。
    10、未署责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[]”号;经考证仍无结果时,以三个“□”代之,著录为“□□□”。 
    11、文件责任者不完整时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后,并加“[]”号。例如:“/周[周恩来]”。 
    12、文件的责任者有误时,仍照原文著录,但应将考证出的真实责任者附后,并加“[]”号。例如:“/王国央[王国 英]”。 
    13、考证出的责任者证据不足时,在其后加“?”号,一并著录于“[]”号内。例如:“/[张治中?]”。

(六)附件

    附件是指文件正文后的附加材料。有些附件是正文的重要补充和说明,不可忽视。附件只著录题名,其前冠“+”号。文件正文后有多个附件时,应逐一著录各附件题名,各附件题名前均冠以“+”。例如:“+关于1987年档案专业职称改革工作部署的通知+对不具备规定学历档案人员聘任档案专业职务的意见”。如附件题名过长也可简略,其节略内容用“…”号表示,自拟附件题名加“[]”号。例如:附件题名为“×××同志关于争取我县农业生产有较好收成和农村情况根本好转的报告”,可简 略为“××同志…报告”。
    如果附件题名具有独立检索意义,亦可另行 著录条目,并在附注中说明。例如:《中央宣传部关于北方各省代表联席会议讨论大纲》, 其附件的题名是《开展游击运动与创造北方苏 区的决议》,就有一个完整的题名,也可以脱 离文件正文独立使用,这样的附件已具备了另 立条目的条件,可单独著录成一个条目。

二 稿本与文种项的著录

    (1)稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本反映了文件的形成过程,不同稿本在形式、作用、有效性等方面都有差异,据此可鉴别文件的价值和可靠程度,是利用者识别和选择文件材料的重要线索之一。稿本依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等,其前加“.—”号。例如:“.—影印本”。 
    (2)文种是指按性质和用途确定的文件种类的名称。文种依实际情况著录为指示、通知、报告、批复、会议纪要、协议书、鉴定书、判决书、照会、诰、敕、题、札、咨、札等,其前加“:”号。例如:“:协议书”。

三 密级与保管期限项的著录

    (1)密级是指文件机密程度的等级,密级依 GB7156-1987《文献保密等级代码》划分为六个级别,分别为公开级、国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。
    密级一般按文件形成时所定密级著录,公开级、国内级可不著录,对已升、降密级或解密的,应著录新的密级,其前加“.—”号。著录文件密级的目的,是便于保守党和国家的秘密,防止泄密情况的发生,对正确开展利用工作有重要意义。 
    (2)保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间,一般按案卷组成时所定保管期限著录;对已更改的,应著录新的保管期限,其前加“:”号。例如:“.—秘密:永久”。当不著录密级时,保管期限前不加“:”。例如:“.—5年”。

四 时间项的著录

    时间项根据著录对象的不同,分为文件形成时间、卷内文件起止时间等,其前均加“. —”号。以单份文件为对象著录一个条目时,著录文件形成时间;以一组文件或一卷、一组案卷为对象著录一个条目时,著录文件起止时间,即其中最早和最迟形成的文件的时间,其间用“—”号连接。
    (1)文件形成时间根据文种进行判定。比如条约、合同等为签署时间,技术证书等为通过时间。
    (2)时间项依据《全数字式日期表示法》 (GB2808-1981)著录,一律用八位数表示,第1—4位数表示年,第5—6位数表示月,第7—8位数表示日。例如:“.—19840715”。
    (3)历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵母代日,应照原文著录,同时将换算好的公元纪年附后,并加“()”号。例如:“.—清乾隆十年9月26日(17451021)”。 
    (4)没有形成时间的文件,应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成时间后再著录,并加“[]”号。例如:“.— [19630124]”。 
    (5)文件时间不完整或部分时间字迹不清时,仍著录原文时间,原时间中缺少的部分或字迹不清的部分以“□”补之,再将考证出的时间附后,并加“[]”号。例如:“.—195□□□□□[19550307]”。 
    (6)文件时间记载有误或有疑义时,仍照原文著录,再将考证出的时间附后,并加“[]”号。例如:“19500105[19500115]”。 
    (7)文件形成时间考证不出时,著录为“□□□□□□□□”,亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其他时间,但应在附注项中说明。 
    (8)如果考证出的时间根据不足时,在其后加“?”号,一并著录于“[]”号内,例如:“.—1935□□□□[19350916?]”。
    (9)著录起止时间时,无论是本年度或跨年度都要著录完整,不能省略年度。例如:“.—19890107-19891015”。

五 载体形态项的著录

    该项包括载体类型、数量及单位、规格三个小项。
    (1)档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不著录,其他载体类型据实著录,并加“.—”号。例如:“.—磁带”。 
    (2)数量用阿拉伯数字著录,单位用档案物质形态的统计单位进行著录,如“页”“卷”“册”“张”“片”“盒”“米”“袋”等。著录时其前加“:”。例如:“.—10 页”,“.—唱片:3张”。
    (3)规格是指档案载体的尺寸及型号等,著录时其前加“:”号。例如:“.—5页:260㎜×184㎜”,“.—磁盘:4片:3.5英寸”,“. —缩微平片:5盒:3/4英寸”。

六 附注项的著录

    附注项是指著录各个项目中需要解释和补充的事项,依各项的顺序著录。著录时有则录,无则免,除确实需要外,一般可不著录。项目以外需要解释和补充的列在其后。附注项前加“.—”号,各附注项内容之间亦用“. —”号分隔。如每一条附注都分段著录时,可省略该标识符。各项附注中使用的标识符可与各著录项目使用的符号相一致。各著录项目中需要说明的事项主要有以下几方面:
    (1)题名附注:注明同一文件的不同题名或其他称谓。例如:对《新民主主义的政治与新民主主义的文化》一文,在附注项中注明“.—现名《新民主主义论》”。又如:《中共中央关于无产阶级文化大革命的决定》一文,在附注项中注明“.—又名十六条”。 
    (2)责任者附注:注明考证出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数量或名称。例如:“.—责任者项据笔迹考证”。又如:对于 《天津市污染气象要素的研究》一文,除在责任者项中著录课题负责人之外,在附注项中注明“.—参加本课题人员还有边海;李檬”。 
    (3)时间附注:注明考证出时间的依据。著录非文件形成时间时应注明为何种时间。例如:“.—时间依据收文登记考证”,“.—时间为收文时间”。 
    (4)载体形态附注:注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹褪变等情况。例如:“.—中间缺3页”,“.—西藏自治区统计表因污渍大部不清”。 
    著录项目以外需要注明的事项主要有: 
    (1)被著录文件有不同稿本者应予注明。例如:清代一些档案有汉文和满文两种版本,应在中文版的著录条目附注项中注明“.—另有满文版”。
    (2)被著录文件另有其他载体形式者应予注明。例如:为北京业余英语广播讲座教学唱片著录时,应在附注项中注明“.—同内容纸质铅印教材2本”。 
    (3)被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。例如:“.—复制件”。 
    (4)被著录文件经考证为赝品者应予注明。 
    (5)与被著录文件关系密切的相关文件应予注明。
    (6)需要注明的其他事项,如科研课题的获奖情况、音像档案的播放时间等。

七 提要项的著录

    提要项是对文件和案卷内容所做的简介和评述,是利用者了解档案内容、选择所需档案的依据,应反映其主要内容、重要数据(包括技术参数)和利用价值等。提要在附注之后另起一段空两格著录,一般不超过200字。提要内容依汉语的语法和标点符号使用法著录,文字要简练、准确和通俗。

八 排检与编号项的著录

    排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项。它是在档案加工和整理过程中所形成的各种号码和标识,包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个小项。
    (1)分类号。分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》(GB/T15418- 2009)的有关规定著录,置于条目左上角第一行。
    (2)档案馆代号。档案馆代号依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录,置于条目右上角第一行。档案馆代号在建立档案目录中心或报道交流时必须著录。
    (3)档号。档号是指档案馆(室)在整理或管理档案过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。文书档案通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号,某些科技档案可著录具有检索意义的专业号、工程号、专题号、产品型号等编号。档号著录于条目左上角第二行,与分类号齐头,档号中各号之间用“-”号相隔,占半格。例如:“21-3-57-6”(文件 级),“33-1-101”(案卷级)。 
    (4)电子文档号。电子文档号是档案馆(室)管理电子文件的一组符号代码,著录于条目第二行的中间位置。 
    (5)缩微号。缩微号是档案馆(室)赋予档案缩微摄制品的编号,著录于条目右上角第二行,与档案馆代号齐头。 
    (6)主题词或关键词。主题词是在标引和检索中用以表达档案主题的规范化的词或词组,关键词是取自文件题名或正文,用以表达档案主题并具有检索意义的未经规范化的词或词组。主题词参照《中国档案主题词表》《档案主题标引规则》(DA/T 19-1999)及本专业、本单位的规范化词表进行标引。主题词或关键词在附注与提要项之后,另起一行齐头著录。各词之间空一格,一个词或词组不得分作两行书写。文件级条目一般著录三个至四个主题词,个别的可著录七个至八个主题词。案卷级条目可适当增加。