生态环境档案管理规范

1、适用范围

    本标准规定了生态环境监测业务工作中产生的具有保存价值的不同形式和载体的生态环境监测文件材料的形成、积累、整理、归档和生态环境监测档案的保管与鉴定、开发和利用的一般方法,适用于各级生态环境主管部门所属生态环境监测机构(部门)档案管理工作。其他(生态)环境监(检)测机构(部门)的生态环境监测档案管理可参照本标准执行。

2、本标准内容引用了下列文件中的条款。凡是不注日期的引用文件,其有效版本适用于本标准。

    GB/T 11821 照片档案管理规范
    GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范
    HJ/T 7 中国档案分类法环境保护档案分类表
    HJ/T 9 环境保护档案著录细则
    DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范
    DA/T 50 数码照片归档与管理规范
    中华人民共和国保守国家秘密法》(中华人民共和国主席令第二十八号)
    环境保护档案管理办法》(原环境保护部 国家档案局令第43号)

3、术语和定义

    下列术语和定义适用于本标准。
    3.1 生态环境监测文件材料
    生态环境监测工作、活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料的总称,以下简称文件材料。
    3.2 生态环境监测档案
    对国家、社会和单位具有凭证、查考和利用价值并归档保存的文件材料。

4、基本要求

    4.1 生态环境监测机构(部门)的档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称档案部门)负责本单位档案的集中统一管理。
    4.2 文件材料承办部门(承办人)应在本单位档案部门的指导下,分类整理文件材料,确保其真实有效、完整、安全、可用。

5、文件材料的形成和积累

    5.1 文件材料的形成和积累,按照“谁承办,谁负责”的原则,根据生态环境监测工作的不同阶段,由形成材料的承办部门(承办人)负责收集整理。若承办部门涉及2个及以上,由主办部门负责收集整理。归档文件材料应符合归档要求。
    5.2 档案部门人员应参与生态环境监测工作和活动,了解生态环境监测工作职能和文件材料的形成过程,督促、指导、检查承办部门(承办人)做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

6、文件材料的归档

    6.1 文件材料的归档范围
    6.1.1 下列直接记载和反映生态环境监测工作和活动,具有利用价值应归档保存的各种形式和载体的文件、记录和数据均属归档范围:
    a) 生态环境监测工作方案、规划(计划)、总结;
    b) 生态环境监测质量保证的要求、计划和考核情况;
    c) 生态环境质量监测文件材料;
    d) 生态环境质量报告书、专题报告与数据;
    e) 监督性监测管理文件材料;
    f) 生态环境突发事件监测文件材料;
    g)各类专项监测、委托监测、咨询服务监测等文件材料;
    h)生态环境监测网络管理文件材料;
    i)生态环境监测业务软件系统文件材料;
    j)其他应归档材料。
    6.1.2 文件材料归档范围详见附录A。
    6.2 文件材料的归档要求
    6.2.1 为保证生态环境监测档案的案卷质量,档案部门需从真实性、准确性、规范性、系统性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面对归档工作进行指导、检查。
    6.2.2 归档的纸质文件材料应当字迹工整、数据准确、图样清晰、标识完整、手续完备、书写和装订材料符合档案保护的要求。
    6.2.3 归档的电子文件(含电子数据)应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式,满足长期保存的格式要求;电子文件的归档按照GB/T 18894、DA/T 38有关规定执行。
    6.2.4 归档电子文件应当和纸质文件保持一致,并与相关联的纸质档案建立检索关系。具有重要价值的电子文件应当同时转换为纸质文件归档。
    6.3 文件材料的归档时间
    6.3.1 文件材料归档工作一般应于次年3月底前完成。
    6.3.2 生态环境质量报告、综合或专项环境质量分析与评价报告、专题报告及相关数据等文件材料应于工作完成后2个月内完成归档。
    6.3.3 生态环境监测业务软件系统、系统使用维护手册等,在软件系统验收完毕后3个月内归档。
    6.4 文件材料的归档份数
    一般纸质文件归档1份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数;电子文件可采用在线或离线方式归档,并至少储存备份2套。
    6.5 文件材料的归档手续

    所有归档文件材料收集、整理完毕后,由承办部门(承办人)填写归档移交清单(见附录B),经档案部门审核验收、清点无误后,办理移交手续。归档移交清单永久保存。

7、文件材料的整理

    7.1 文件材料整理应遵循文件材料的形成规律,保持卷内文件材料的有机联系和案卷成套系统。
    7.2 文件材料整理时一般应按不同保管期限分别组卷,有机联系的文件材料不能分开,保管期限按照卷内文件的最长保管期限确定。
    7.3 文件材料根据不同内容性质选择“年度—问题”“年度—区域—项目”“年度—行业—机构—项目”进行组卷。
    7.4 跨年度的文件材料在文件办结年度归档;长远规划、两年以上的总结、年报、年鉴及回顾性的文件材料按文件材料产生的年度归档。
    7.5 卷内文件材料的排序
    7.5.1 文件材料按产生时间或重要程度排序,文字在前、图样在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿(包括重要文件的历次修改稿)在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文文本在前,外文文本在后。
    7.5.2 生态环境监测数据类文件材料按“项目—时间”或“时间—项目”排序。
    7.6 卷内文件材料应按排列顺序,依次编写件号及页号。装订的案卷卷内文件材料均在有效书写内容页面的右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角、背面在左下角编号,页号均从1开始;不装订的案卷,以件为单位编写页号,已有页号的文件可不再重新编写页号,应逐件在每份文件的首页上方空白处加盖档号章。
    7.7 每个案卷应编写卷内目录,并填写卷内备考表(卷内目录、卷内备考表不编写页号)。
    7.8 案卷编目式样。
    7.8.1 案卷目录式样。
    7.8.2 卷内目录式样。
    7.8.3 卷内备考表式样。
    7.8.4 在编制档案目录时,应对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录,以便检索。著录项一般包括题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体类型及形态项、技术参数项、附注与提要项、排检与编号项等。生态环境监测档案著录按HJ/T 9有关规定执行。     7.9 案卷的分类与编号
    7.9.1 生态环境监测档案的编号由全宗号、目录号(或分类号)、案卷号构成。
    7.9.2 整理时,按 HJ/T 7 进行分类,适当控制在 2~3 级类目,以实现方便保管和查找利用的目的。
    7.10 照片档案整理
    7.10.1 (纸质)照片档案一般包括照片、底片和文字说明三部分;数码照片档案一般包括照片(含 EXIF 信息)和文字说明两部分。
    7.10.2 对反映同一内容的若干张照片,应选择其中具有代表性和典型性的一组(或一张)照片归档,归档照片应能反映该项活动的全貌,且主题鲜明,图像(影像)清晰、完整。
    7.10.3 照片归档的文字说明应综合应用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括该组(张)照片所反映的主要内容。
    7.10.4 照片整理应根据不同事由,保持照片所反映内容的有机联系,按“保管期限—年度—照片组—张号”排列。
    7.10.5 (纸质)照片整理参照 GB/T 11821 的规定;数码照片整理可参照 DA/T50 的规定。

8、档案的保管与鉴定

    8.1 生态环境监测档案的保管与鉴定参照《环境保护档案管理办法》有关规定执行 。
    8.2 生态环境监测档案按保管期限分为永久、定期(定期分为 30 年和 10 年),详见附录 A。
    8.3 涉密档案的管理,按照《中华人民共和国保守国家秘密法》执行。
    8.4 定期对室存生态环境监测档案进行鉴定,对保管期限和密级需调整的案卷,进行调整。
    8.5 档案鉴定必须成立鉴定工作小组,由分管档案工作的单位负责人,办公厅(室)负责人档案部门、承办部门和保密部门负责人及经办人员组成。经档案鉴定小组鉴定无保存价值的档案,须编制鉴定工作报告并建立档案销毁清册,一式两份,一份送上级主管部门备案,一份由本单位永久保存。
    8.6 待销毁档案须由鉴定工作小组成员签字后方可销毁。
    8.7 生态环境监测档案的销毁由档案部门组织实施,销毁工作由本单位档案部门及保密部门人员(2 人以上)进行现场监督,并在销毁清册上签字。未履行鉴定和审批手续,严禁销毁。
    8.8 电子档案和档案数字复制件需要销毁的,除在指定场所销毁离线存储介质外,还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据。电子档案管理系统应在管理过程元数据、审计日志中自动记录鉴定销毁活动。
    8.9 涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

9、档案的开发和利用

    9.1 采取多种形式,为利用者提供档案信息服务。
    9.2 建立生态环境监测档案的借阅、保管等制度,查阅、借阅、复制生态环境监测档案应履行档案借阅归还手续,档案利用者借阅涉密档案应按照密级履行相应借阅手续,并对所借档案负安全保密责任,确保档案安全。
    9.3 已经解密或公开的档案,按有关规定提供利用。